Tietosuojaseloste - laskut ja kulukorvaukset -rekisteri, LUONNOS

1. Rekisterinpitäjä

Helsinki Metropolitan Orchestra ry (HMO)

Nisunkuja 3 A 1, 04410 Järvenpää (c/o Alina Sorjonen)

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Leena Jämsén, info(at)metorchestra.fi

3. Rekisterin nimi

Helsinki Metropolitan Orchestra ry:n laskut ja kulukorvaukset -rekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja ylläpitää orkesteriyhdistyksen laskujen ja kulukorvausten maksamiseen tarvittavia ja kirjanpidon kannalta olennaisia tietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Laskuttajan nimi
• Laskuttajan tilinumero
• Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
• Sähköpostiosoite (vapaaehtoinen)
• Muut tarvittavat tiedot, kuten kuvaus laskun tai kulukorvauksen sisällöstä, sovittu maksettava summa, päivämäärä sekä kuva kuitista / laskusta (vapaaehtoinen)
  

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeella tai sähköpostitse. Tietoja voidaan lomakkeen täyttämisen jälkeen muuttaa tai täydentää rekisteröidyn oman kirjallisen tai suullisen ilmoituksen perusteella.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin HMO:n hallituksen jäsenten toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterintietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Yksittäisen henkilön tiedot poistetaan rekisteristä kyseisen henkilön omasta pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä pyynnön esittämisestä. Pyynnön voi lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.