Tietosuojaseloste - jäsenrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri-ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 30.12.2020. Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 17.1.2021. Viimeisin muutos 15.4.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Helsinki Metropolitan Orchestra ry (HMO)

Paciuksenkaari 25 A 8, 00270 Helsinki (c/o intendentti Alina Sorjonen)

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Leena Jämsén, info(at)metorchestra.fi

3. Rekisterin nimi

Helsinki Metropolitan Orchestra ry:n jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11 § vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Täydellinen nimi
  • Kotipaikkakunta
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • Soitin (vapaaehtoinen)

Jäsenrekisteri sisältää yhdistyksen varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet ja kunniajäsenet. Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys puretaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä jäsenhakemuslomakkeella tai sähköpostitse.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin yhdistyksen hallituksen jäsenten toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterintietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat yhdistyksen jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis-tai erottamispäätöksestä. Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.