Tietosuojaseloste - soittajarekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri-ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 12.1.2021. Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 17.1.2021. Viimeisin muutos 15.4.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Helsinki Metropolitan Orchestra ry (HMO)

Paciuksenkaari 25 A 8, 00270 Helsinki (c/o intendentti Alina Sorjonen)

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Leena Jämsén, info(at)metorchestra.fi

3. Rekisterin nimi

Helsinki Metropolitan Orchestra ry:n soittajarekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojenkäsittelyn tarkoitus on ylläpitää orkesterin soittajien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Soitin
  • Periodit, joille henkilö on osallistunut ja joilla hän on toiminut äänenjohtajana 

Tietoja kerätään vain HMO:n omaa toimintaa, esimerkiksi orkesterin tulevien periodien järjestämistä varten. Rekisterissä säilytetään aiemmille periodeille osallistuneiden henkilöiden tietojen lisäksi sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa osallistua orkesterin toimintaan tulevaisuudessa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan orkesterin periodeille osallistuvilta ilmoittautumisen yhteydessä www-lomakkeella. Uusien soittajien tietoja saadaan lisäksi sähköpostitse tai muussa kirjallisessa muodossa.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin HMO:n vastuuhenkilöiden ja rekryvastaavien toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterintietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Yksittäisen henkilön tiedot poistetaan rekisteristä kyseisen henkilön omasta pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä pyynnön esittämisestä. Pyynnön voi lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle tai muulla, erikseen ilmoitettavalla tavalla, kuten orkesterilaisille lähetetyn infokirjeen yhteydessä. Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.