Tietosuojaseloste - ilmoittautumisrekisterit

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri-ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 12.1.2021. Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 17.1.2021. Viimeisin muutos 15.4.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Helsinki Metropolitan Orchestra ry (HMO)

Paciuksenkaari 25 A 8, 00270 Helsinki (c/o intendentti Alina Sorjonen)

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Leena Jämsén, info(at)metorchestra.fi

3. Rekisterin nimi

Helsinki Metropolitan Orchestra ry:n periodien ilmoittautumisrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää orkesterin soittajien yhteystietoja ja muita periodin järjestämisen kannalta olennaisia tietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Soitin
  • Muut periodille osallistumisen ja sen järjestämisen kannalta olennaiset tiedot, kuten poissaolot harjoituksista, kiinnostus auttaa käytännön järjestelyissä tai erityisruokavaliot

Henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, soitin sekä tieto periodille osallistumisesta ja mahdollisesta äänenjohtajana toimimisesta tallennetaan periodin jälkeen HMO:n soittajarekisteriin, mikäli henkilö ei tätä erikseen kiellä ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Muut ilmoittautumisrekisterin tiedot kerätään vain kyseistä periodia varten ja ne poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa periodin viimeisen konsertin jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla. Tietoja voidaan varsinaisen ilmoittautumisen jälkeen muuttaa tai täydentää rekisteröidyn oman kirjallisen tai suullisen ilmoituksen perusteella.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin HMO:n vastuuhenkilöiden ja rekryvastaavien toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterintietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin periodin yhteydessä ilmoittautumisrekisterin tiedot poistetaan kohdassa 5 kuvatulla tavalla noin kuukauden kuluttua kyseisen periodin viimeisen konsertin jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi vuokranuottien palautusta tai maksujen perintää varten, tiedot poistetaan kuukauden kuluessa niiden henkilöiden osalta joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.